Agent IA pour les opérations et le back-office : mails, documents, ADV en pilote automatique.

Mails ingérables, ADV en retard, documents à classer, fournisseurs à relancer : le poste ops cumule tout sans jamais de visibilité sur ce qui avance. Un agent IA Althoce absorbe la couche répétitive. Votre équipe sort du burn-out cyclique.

+758 agents en production70 % mails N1 absorbésADV traitée en temps réel+758 agents en production70 % mails N1 absorbésADV traitée en temps réel
Boîte ops · tri en cours
OPS IA
📋ADVCommande créée
client@acme.fr
Commande réf. 2840
📦FournisseurAvis livraison enregistré
livraison@logipro.fr
Avis d'expédition #4412
✅Info clientRépondu automatiquement
sarah.m@dupont.com
Délai de livraison ?
📊ReportingTraité + archivé
direction@althoce.com
Chiffres semaine 20
❓EscaladeTransmis à Julie (RH)
new@client.fr
Litige facture #8821
📁DocumentClassé SharePoint
compta@fournisseur.fr
Facture avril 2026
⚡47 mails traités
↗4 escalades humaines
✓Zéro backlog
70 %
Mails N1 absorbés
sans intervention humaine
3-5 h
Libérées / jour
pour l'équipe ops en poste
< 0,3 %
Taux d'erreur
sur commandes automatisées
< 6 mois
ROI typique
sur équipes ops saturées

Ce qu'un agent IA absorbe vraiment dans les opérations et le back-office

Le métier ops PME est composé à 80 % de tâches répétitives à faible valeur ajoutée cognitive : trier les 60 mails entrants quotidiens, créer les commandes dans l'ERP à partir des mails clients, rapprocher les bons de livraison, mettre à jour les bases fournisseurs, suivre les relances paiement, préparer les rapports hebdomadaires, gérer les notes de frais. Un agent IA Althoce absorbe ces tâches en autonomie. Vos humains gardent ce qui demande vraiment leur expertise : arbitrage client mécontent, négociation fournisseur exceptionnelle, gestion d'urgence opérationnelle, accompagnement nouveaux managers.

Concrètement, derrière un agent IA ops Althoce : une cartographie de vos processus transversaux (typiquement 5 à 12 processus identifiés au cadrage), une intégration profonde à votre ERP / CRM / outils métier, et une logique d'escalade claire (l'agent fait, l'humain valide les cas sensibles ou nouveaux). Pour un poste entier d'assistant administratif ou de chargé ADV automatisé de bout en bout, voir Employé IA.

Trois questions pour qualifier votre besoin ops

01

Votre poste d'assistant ops ou d'assistant administratif est-il en burn-out cyclique (turnover régulier, difficulté à recruter, plaintes récurrentes de la personne en poste) ?

02

Vos mails entrants opérationnels prennent-ils plus de 24 heures pour être traités, alors que la majorité ont des réponses standards ?

03

Votre ADV ou suivi fournisseurs prend-il du retard chaque mois, faute de bande passante équipe ?

Si oui à 1 question sur 3, un agent IA ops transforme votre productivité. Si oui aux 3, votre back-office est en train de devenir un goulet d'étranglement pour le reste de l'entreprise.

Avant Althoce vs Après Althoce. La journée type d'un assistant ops PME.

Journée type observée chez nos clients ETI industrielles, distributeurs et e-commerces après déploiement.

Avant Althoce
8h30

60 messages reçus pendant la nuit. Tri manuel à venir. Mélange de demandes clients, avis fournisseurs, urgences, factures, notes internes.

9h-11h30

Tri mails, création commandes ERP à partir de mails (15 min par commande pour ressaisir coordonnées et produits), réponse à 8 questions basiques. Documents reçus non classés.

11h30

Un fournisseur appelle pour une commande en retard. 30 minutes pour comprendre où c'est bloqué.

14h-17h

Suite des mails du matin pas finis, 4 nouveaux problèmes urgents, préparation du reporting hebdo : 3h pour consolider les chiffres. Documents s'accumulent.

17h30

La direction demande un état des relances paiement client. Pas de réponse précise disponible, à recompiler.

Bilan

80 mails traités sur 90. 20 documents non classés. Reporting pas fini. Demain rebelote.

Après Althoce
8h30

Dashboard : 47 mails traités par l'agent (étiquetage, réponses standard, 12 commandes ERP créées). 13 mails escalés avec contexte enrichi pour l'humain.

9h-11h

Traitement concentré des 13 escalades — chaque cas reçoit l'attention qu'il mérite. L'agent suggère une réponse type pour chaque cas, l'humain ajuste et valide.

11h

Appel fournisseur commande en retard. L'agent a déjà identifié le problème (rupture stock déclarée hier soir) et pré-préparé la solution. 10 min au lieu de 30.

14h

Reporting hebdo automatique reçu ce matin (généré pendant la nuit). 20 minutes de relecture stratégique avant envoi direction.

15h

2h pour avancer le projet de refonte du processus ADV — reporté depuis 6 mois faute de temps.

17h

La direction demande un état des relances paiement client. L'agent tient le tableau à jour. Réponse en 30 secondes.

Bilan

Tous les mails traités. Documents classés en continu. Reporting envoyé. Le projet ADV a avancé. On rentre à 17h45.

Ce gain ne se mesure pas seulement en mails traités ou en commandes créées. Il se mesure aussi en fin du burn-out cyclique sur le poste ops. Statistique observée : aucun de nos clients ayant déployé un agent IA ops n'a vu son assistant administratif partir après déploiement (vs un turnover annuel typique de 25 à 40 % sur ce poste dans les PME).

4 agents IA Althoce déployés en standard dans les opérations

Quatre agents complémentaires que vous pouvez déployer indépendamment ou combiner.

Pour un poste entier d'assistant administratif, de chargé ADV ou de responsable ops automatisé de bout en bout, voir Employé IA. Les 30 minutes offertes avec un expert servent à qualifier la combinaison d'agents la plus pertinente pour votre contexte.

Distributeur B2BE-commerce industriel45 collaborateursÉquipe ops 4 personnes
On était dans un cycle infernal : assistant ops qui démissionnait tous les 12 à 18 mois parce que le poste est insoutenable, et 6 mois pour former le remplaçant. On avait évalué le coût caché à plus de 40 000 € par an. On a déployé l'agent IA ops en 6 semaines. L'assistant en poste a sauvé sa santé mentale, on a triplé le volume de commandes traitées, et personne n'a démissionné en 14 mois. C'est le projet IT le plus rentable qu'on ait fait.
DAF
Distributeur B2B · 45 collaborateurs · e-commerce industriel
0 démission en 14 mois

Avant la mission Althoce, l'équipe ops 4 personnes subissait un turnover récurrent sur le poste d'assistant administratif. Le poste cumule mails entrants, ADV, gestion documentaire, suivi fournisseurs, relances. La personne en poste tenait 12 à 18 mois avant le burn-out et la démission. Le coût caché du turnover dépassait 40 000 € annuels.

En 6 semaines, 3 agents IA ops ont été déployés (mails entrants, ADV, gestion documentaire). L'assistant en poste est passé d'exécution sous pression à validation et arbitrage. Le volume traité a triplé sans embauche. 14 mois plus tard, la personne est toujours en poste et monte en compétences sur des sujets plus stratégiques.

Voir le cas client complet →
Mails traités / jour
80240
+200 %
Commandes ERP / jour
2575
+200 %
Documents classés
60 %100 %
+40 pts
Turnover ops 12 mois
80 %0 %
−80 pts

Déployé dans tous les secteurs d'activité

Agent SEO IA
Agent Content Manager IA
Agent Emailing IA
Agent Social Media IA
Agent Reporting Marketing IA
Agent Prospection IA
Agent Qualification leads IA
Agent CRM IA
Agent Relance IA
Agent Closing assistant IA
Agent Support N1 IA
Agent Chatbot IA
Agent Voice IA
Agent Ticketing IA
Agent Standard téléphonique IA
Agent Rappels sortants IA
Agent Qualification appels IA
Agent Support vocal IA
Agent Tri CV IA
Agent Onboarding IA
Agent Paie assistante IA
Agent Facturation IA
Agent Rapprochement bancaire IA
Agent Relance impayés IA
Agent Reporting finance IA
Agent Documentation IA
Agent Data entry IA
Agent Architecture système IA
Agent Data & BI IA
Agent Lecture contrats IA
Agent Conformité IA
Agent Clauses-risque IA
Agent BTP devis IA
Agent Cabinet médical IA
Agent Immobilier IA
Agent SEO IA
Agent Content Manager IA
Agent Emailing IA
Agent Social Media IA
Agent Reporting Marketing IA
Agent Prospection IA
Agent Qualification leads IA
Agent CRM IA
Agent Relance IA
Agent Closing assistant IA
Agent Support N1 IA
Agent Chatbot IA
Agent Voice IA
Agent Ticketing IA
Agent Standard téléphonique IA
Agent Rappels sortants IA
Agent Qualification appels IA
Agent Support vocal IA
Agent Tri CV IA
Agent Onboarding IA
Agent Paie assistante IA
Agent Facturation IA
Agent Rapprochement bancaire IA
Agent Relance impayés IA
Agent Reporting finance IA
Agent Documentation IA
Agent Data entry IA
Agent Architecture système IA
Agent Data & BI IA
Agent Lecture contrats IA
Agent Conformité IA
Agent Clauses-risque IA
Agent BTP devis IA
Agent Cabinet médical IA
Agent Immobilier IA

Comment se passe une mission avec Althoce ?

Quatre étapes courtes. Votre premier agent ops en production en moins de 4 semaines.

Audit ops
✓
Volume mails / jourOK
✓
Processus ADV cartographiésOK
✓
ERP / CRM à brancherOK
Documents / mois
STEP 1
48h

L'audit

Nous passons 2 jours avec vous pour cartographier les tâches qui saturent les journées. Qui fait quoi, combien de temps, avec quels outils. Livré : un rapport clair des 3 à 5 automatisations qui vont vous rapporter le plus.

Roadmap ops
Agent mails entrantsS1
Agent ADVS2
Agent documentsS3
Agent fournisseursS4
STEP 2
1 semaine

Le plan

On vous remet une roadmap chiffrée : quels agents construire, dans quel ordre, combien de temps, combien ça coûte, quel ROI attendu. Vous validez, on démarre. Pas de mauvaise surprise.

Intégrations actives
SAP●
Sage●
Outlook●
SharePoint●
HubSpot●
Colissimo●
STEP 3
1 à 6 semaines

La construction

On développe vos agents IA et on les branche à vos outils (Gmail, Slack, HubSpot, Notion, votre CRM). On teste avec vous sur des cas réels. Jamais de boîte noire.

Agent ops actifActif
Mails traités aujourd'hui47
Commandes ERP créées12
Documents classés38
Reporting envoyé direction1
STEP 4
1 semaine

L'autonomie

On forme vos équipes à opérer, maintenir et faire évoluer le système. Le code, les accès, l'environnement : tout vous appartient. Vous reprenez seul quand vous voulez.

Voir nos cas clients →
Souveraineté & confidentialité

Vos données opérationnelles. Hébergées en France. Jamais exposées.

Anonymisation des PII (noms clients, IBAN, adresses) avant tout envoi LLM si vous utilisez les modèles propriétaires (OpenAI, Anthropic). Pour la souveraineté maximale (secteurs sensibles : défense, santé, finance), Mistral hébergé en France sur OVH ou Scaleway + auto-hébergement infra possible.

Chaque action de l'agent ops est journalisée et auditable : qui a fait quoi, quand, sur quel mail ou quelle commande. Possibilité d'annulation rapide. Votre code, vos prompts, vos workflows et vos accès LLM vous appartiennent à 100 % — sans abonnement obligatoire.

100 % conforme RGPD
Stockage, logs, droit à l'oubli. Documentation technique fournie sur demande.
Hébergement en UE
Vos données ne quittent jamais le territoire européen. Serveurs en France.
Instance privée
Votre environnement est totalement isolé. Aucun autre client n'y accède.
L'humain reste le pilote
Actions critiques soumises à validation humaine avant exécution. L'IA propose, l'humain décide.

Questions fréquentes sur les agents IA opérations

Huit questions qui reviennent systématiquement lors des premiers échanges.

Un RPA suit des règles fixes ("si tu reçois un mail avec X, alors Y"). Il plante dès qu'un cas sort du scénario prévu. Un agent IA ops Althoce comprend le contexte d'un mail en langage naturel, s'adapte aux reformulations, gère les exceptions, escalade intelligemment. Concrètement : le RPA traite 30 % des cas, l'agent IA en traite 70 à 80 %. Si vous avez déjà un RPA (Blue Prism, UiPath, Automation Anywhere), nous pouvons intégrer l'agent IA en surcouche pour gérer les exceptions que le RPA ne sait pas traiter.

Oui. Modèles LLM (Mistral, Claude, GPT) qui comprennent le français professionnel, les reformulations, les fautes de frappe, les abréviations métier. Détection des intentions sous-jacentes : un client qui écrit "il n'est pas arrivé" déclenche un check commande, un fournisseur qui écrit "rupture sur la référence X" déclenche une alerte stock. Test au cadrage sur 200 mails historiques de votre boîte pour calibrer la précision.

Tarification entièrement sur devis selon votre contexte : volume de mails ou commandes à traiter, nombre d'outils branchés (ERP, CRM, ticketing, transporteurs, GED), profondeur d'intégration. ROI typique 3 à 6 mois sur les équipes ops saturées. Indicateur fort observé : fin du turnover sur le poste assistant ops (coût caché souvent supérieur à 40 K€/an dans les PME). Tout démarre par 30 minutes offertes avec un expert.

Oui. SAP, Sage (toutes versions, on-premise ou cloud), Cegid, Microsoft Dynamics, Odoo en standard. Pour les ERP propriétaires ou anciennes versions sans API, voir Intégration IA (/services/integration-ia/) qui détaille les connecteurs custom (API quand disponible, RPA en surcouche sinon).

Trois garde-fous : validation humaine systématique sur les commandes sensibles (montant > seuil défini au cadrage, nouveau client, demande exceptionnelle) ; checks de cohérence automatiques (référence produit existante, prix dans la fourchette tarif client, conditions de paiement valides) ; log auditable de chaque action avec possibilité d'annulation rapide. Taux d'erreur observé chez nos clients : inférieur à 0,3 %.

Non. L'assistant en poste est redéployé sur les sujets à valeur (validation, arbitrage, accompagnement managers, projet refonte processus). Statistique observée : aucun assistant ops n'a quitté l'entreprise suite au déploiement, et le turnover historique sur ce poste a chuté drastiquement. La transformation : passage d'exécutant sous pression à pilote orchestrateur.

Oui. Anonymisation des PII (noms clients, IBAN, adresses) avant tout envoi LLM si vous utilisez les modèles propriétaires. Pour la souveraineté maximale (secteurs défense, santé, finance), Mistral hébergé en France + auto-hébergement infra possible.

Pour un agent traitement mails : impact dès la première semaine après go-live, calibrage sur 2-3 semaines. Pour un agent ADV : montée en charge sur 3 à 4 semaines (l'agent apprend les patterns de votre catalogue et clients). Pour un agent gestion documentaire : impact immédiat. ROI plein typique 3 à 6 mois.